Отчет архивной службы (муниципального архива) Администрации Каргапольского района Курганской области за 2019 год

        В целях обеспечения сохранности документов архивного фонда Каргапольского района, организации государственного учета  архивных документов в 2019 году велась работа по физико-химической и технической обработке дел, картонированию документов, ведению учетных документов.  Продолжилась работа по  составлению исторических справок, усовершенствованию описей. Подшито 44 дела, усовершенствованы описи в 18 фондах (составлены предисловия, оформлены титульные листы), внесены изменения во все учетные документы.  В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации   проведена  работа по паспортизации  архива по состоянию на 01.01.2020 года, а также  по паспортизации ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2019 года.

 

           Комплектование архива документами Архивного Фонда РФ также является важнейшей функцией архива.  Велась работа по организации упорядочения документов  учреждений- источников комплектования по 2016 год и приема документов от организаций муниципальной формы собственности по 2014 год. На 01.12.2019 года в списке источников комплектования 30 организаций.  По сравнению с 2018 годом количество организаций уменьшилось на 4 в связи с преобразованием сельсоветов путем объединения. Была организована работа по  обеспечению сохранности и приему  документов постоянного хранения ликвидируемых органов местного самоуправления. Упорядочены документы в 80% организаций – источников комплектования. В связи со 100% загруженностью стеллажей не все документы постоянного хранения приняты в установленные сроки. 

        Утверждено на ЭПМК и поставлено на государственный учет 306 ед. хр. управленческой документации, согласовано 781 дело по личному составу. Принято 301  дело  постоянного хранения.    Поступило 208  документов по личному составу от   ликвидированных  предприятий (ТОО «Житниковское», ООО «Мостдорсервис», ООО «Искра», ЗАО «Севертранссервис», СПК «Житниковский», ЗАО «Каргапольский комбикормовый завод»).

 

               Работникам ведомственных архивов оказывалась методическая и практическая помощь в организации делопроизводства, по отбору документов в состав Архивного Фонда РФ  и подготовке их к передаче на постоянное хранение, составлению номенклатур,  составлению описей дел.   Велась работа по подготовке документов  для передачи в архив с ликвидированными организациями. Давались индивидуальные консультации, предоставлялись образцы составления описей.          

         Продолжилась работа с базой данных  «Архивный фонд». Версия 4.1. В 2019 году заполнены 5 новых записей по фондам,  6 новых записей по описям. В настоящее время в базу данных внесены сведения обо всех хранящихся в архиве фондах на уровне «Фонд» и «Опись».   Для обеспечения полноценного функционирования программы  не хватает штатных единиц. В архиве 2 компьютера: Windows 7 -  2009 года, Windows 10 - 2015 года, память 2,0 ГБ.  Только в этом 2019 году получен доступ к сети Интернет.

 

         Количество поступивших социально-правовых запросов по сравнению с прошлым годом уменьшилось, но по-прежнему занимает основное место в бюджете рабочего времени. С каждым годом увеличивается количество запросов за большие периоды времени, все больше информации от архивных справок требуют специалисты пенсионных фондов. Исполнение каждого запроса занимает все больше времени, а качество их исполнения во многом зависит от того, насколько добросовестно и грамотно велись документы в самих организациях. Осуществлялось информационное обслуживание органов местного самоуправления и государственной власти. Исполнено  1055 социально- правовых запросов, из них  891 с положительным результатом и  188 тематических запросов. Запросы исполнены в установленные сроки.

          Работа  велась в соответствии с Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально-правового характера (Москва, 2011).  В связи с работой по переводу муниципальных услуг в электронный вид и предоставления их через ГБУ «МФЦ» на основе модельного административного регламента, разработанного Правовым управлением Аппарата Губернатора Курганской области постановлением Администрации Каргапольского района № 533 от 1 августа 2019 года утвержден Административный регламент предоставления Администрацией Каргапольского района муниципальной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов, находящихся в муниципальном архиве.

      В целях организации и осуществления обмена информацией в электронном виде между Администрацией Каргапольского района и отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Курганской области подписано соглашение от 22 июля 2019 года. Предметом соглашения является обмен информацией социально-правового характера в электронном виде с использованием программного обеспечения VipNet Деловая почта с функциями шифрования и электронной подписи между территориальным органом пенсионного фонда и архивом. Юридическая значимость и целостность передаваемых документов обеспечивается применением  усиленной квалифицированной  электронной подписи. 

  Ведется работа с программой «Регистрация запросов». На исполнение запросов потрачена основная часть рабочего времени. Вся остальная работа исполняется по минимуму. Подготовлена и опубликована в районной газете информация о работе архива за 2018 год, на аппаратном совещании при Главе района доведена информация о работе за 9 месяцев 2019 года. 

Печать
Категория: Архив
Опубликовано: 28.01.2020 03:44
Просмотров: 223